2.1.1 Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es
decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de
trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el
ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la
pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana
verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia
para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso
significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo está
formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de
éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana
de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de
ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
2.1.2 Introducción de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir
textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los
siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los
datos y teclear los datos que desees Introducir. Aparecerán en dos lugares: en
la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:
· ENTER: Se
valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.
· TECLAS DE
MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
será la celda contigua hacia la derecha.
· CUADRO DE
ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.
2.1.3 tipos y errores de datos
Al estar depurando alguna fórmula, es posible que obtengamos
un resultado de error, es decir, un valor que comienza con un signo #. Esto no
siempre es malo (de hecho, puede ser un resultado correcto). Si sabemos
interpretar el error, podremos corregirlo fácilmente. Téngase en cuenta que
para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la fórmula
misma, o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la fórmula.
En Excel existen siete resultados de error:
#¡N/A!
Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o
referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente
matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de
búsqueda.
#¡REF!
Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de
celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula:
=BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no
podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas.
En esta otra: =DESREF(Hoja1!A1, -1,0,1,1)
también obtenemos #¡REF! ya que no hay ninguna fila encima
de la celda A1. Siguiendo con esta fórmula, si eliminamos la primera fila de la
hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la fórmula mostrará #¡REF!,
ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1.
#¡NUMERO!
Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico
como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una
referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número
inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el
argumento solo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve
#NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.
#¡NOMBRE!
Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de
alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función
personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento
correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el
nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10)
devuelve #¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal
escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no
utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.
#¡DIV/0!
Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o
bien, por una referencia a un cero.
#¡VALOR!
Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de
argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario.
Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un
rango, o un número cuando la función espera texto.
#¡NULO!
Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO!
cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador
de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10,
devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún
punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos.
A menudo sucede que una celda de error está correctamente
escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este
resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está generando el error,
podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas - Auditoría
de fórmulas - Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que
está produciendo el error.
Otro error común es cuando la celda aparece llena de
símbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para
mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha inválida.
Gracias!!
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