Creación de un gráfico

2.3.1 Creación de un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

·          Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

·          Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Para insertar un gráfico tenemos utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

 

Se debe seleccionar el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

2.3.2 Como definir los datos a representar

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

  

 

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

 

En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón  y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Acepta

2.3.3 Tipos de gráficos

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

 

2.3.4 Gráfico múltiple

Una grafica que muestra dos o más conjuntos de datos al mismo tiempo para propósitos de facilidad de comparación principalmente las graficas de barras se conocen como gráficos múltiples o comparativos.

Para crear un grafico múltiple se realizan los siguientes pasos:

·          Seleccionar los datos a representar, incluyendo todas las columnas las cuales se van a comparar

·          Hacemos clic en Insertar y, en el grupo Gráficos hacemos clic en el botón Columna. Aquí tenemos diferentes grupos de gráficos que podemos elegir para hacer la representación deseada.

Si deseas que las series estén representadas con un grafico distinto lo que tienes que hacer es:

·          Seleccionar la serie.

·          Ir a Herramientas de grafico y seleccionar Cambiar tipo de grafico.

 

2.3.5 Creación de un diagrama

Si se desea crear un diagrama Excel cuanta con la opción SmartArt, que se encuentra en la pestaña de Insertar. Al  hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama, seleccionamos el diagrama y damos Aceptar.

 

Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el Formato.

Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.

En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será relativa al elemento que tengamos seleccionado.

2.3.6 Como almacenar los gráficos

Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico pero nosotros podemos crear un gráfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado y así poder utilizarlo como tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas características creando una plantilla.

Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro gráfico debemos seguir los siguientes pasos:

·         Seleccionar la pestaña Diseño en la banda de opciones.

·         Hacer clic en la opción Guardar como plantilla.

 

·         Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás escribir un nombre para tu tipo de gráfico, pulsa el botón Guardar y se almacenará.

·         Cuando quieras crear un gráfico utilizando esta plantilla, sólo tendrás que seleccionar la categoría Plantillas del listado de todos los gráficos disponibles:

2.3.7 Asignación de títulos y leyendas en los gráficos

Dentro de la pestaña Presentación configuras manualmente qué elementos aparecen en el gráfico y dónde deben situarse.

 

       

·          Título del gráfico: agrega, quita o coloca el título del gráfico. Por defecto no aparece título alguno para nuestro gráfico, así que hay que crearlo pulsando en este comando y elegir la ubicación con el menú desplegable. Puedes colocarlo encima del gráfico o superpuesto sobre él. Después de este paso tienes que escribir el título; haz clic sobre el texto del cuadro que acaba de aparecer y tecléalo. Si quieres cambiarlo de lugar o quitarlo, tendrás que ejecutar de nuevo este comando.

·          Leyenda: la leyenda es un cuadro con información descriptiva que identifica los colores asignados a las series de datos que se están representados en el gráfico. Puede colocarse en cualquier posición del área del gráfico e incluso superponerse sobre él. A la leyenda también le puede asignar formato.

2.3.8 Cambio de datos en un gráfico

Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico y hacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones

 

Insertar:

Permite insertar imágenes desde archivo, formas (rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del gráfico.

Título del gráfico:

Permite colocar o quitar el título del gráfico.

Rótulos del eje:

Permite agregar, quitar y definir la posición de los títulos para cada eje.

Leyenda:

Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico.

Etiquetas de datos:

Permite desactivar o mostrar los valores, nombres de series y nombres de categorías en el gráfico.

Tabla de datos:

Agrega una tabla de datos al gráfico.

Ejes:

Permite quitar o cambiar el formato y diseño de cada eje.

Líneas de cuadrícula:

Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.

Área de Trazado:

Permite activar o desactivar el área de trazado. Solo está disponible para gráficos bidimensionales.

Cuadro gráfico, plano inferior del gráfico

Modifican el aspecto de gráficos tridimensionales con rellenos de color

Giro 3D:

Permite girar el gráfico

2.3.9 Dar formato a un gráfico

Puede dar formato a los distintos elementos de un gráfico, como el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.), el área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje.), las series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.), los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.), los títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico.), los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.) o las leyendas

1.     1 . En un gráfico, haga clic en el elemento del gráfico al que desea dar formato o realice el siguiente procedimiento para seleccionarlo de una lista de elementos de gráficos:

Haga clic en el gráfico.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

2.     En la ficha Formato, siga uno de los procedimientos siguientes:

·         Para dar formato a todos los elementos del gráfico seleccionados, en el grupo Selección actual, haga clic en Selección de formato y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

·         Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

·         Para dar formato al texto de un elemento del gráfico seleccionado mediante WordArt, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.