3.2.2 Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de
una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o
aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las
celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la
pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.
3.2.3 consolidar datos
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de
cálculo e informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo
independiente en una hoja de cálculo (u hoja de cálculo maestra). Las hojas de
cálculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como una hoja de
cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en una hoja de cálculo,
puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o puntual.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de
gastos para cada una de las oficinas regionales, podría usar una consolidación
para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta
hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas y promedios, los
niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la
organización.
Hay dos formas principales de consolidar datos:
Consolide por posición
Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan
en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la
misma plantilla).
Consolide por categorías
Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan
de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por
ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario
de cada mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo
contiene distintos elementos o un número diferente de elementos.
Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar
(pestaña Datos, grupo Herramientas de datos). También puede consolidar los
datos con una fórmula o un informe de tabla dinámica.
Consolidar datos por posición
En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea
consolidar, prepare los datos del siguiente modo:
Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de
lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares
y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no
ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
Sugerencia Si suele consolidar datos frecuentemente,
puede que sea conveniente basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja
de cálculo que usa un diseño coherente.
En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda
superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.
Nota Para no sobrescribir los datos existentes en
la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando,
asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para
los datos consolidados.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga
clic en Consolidar.
En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen
(función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe
de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que use Microsoft Excel para
consolidar los datos.
Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea
consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el libro y, a
continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro
Referencia seguido de un signo de exclamación.
Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea
consolidar está en el libro actual, haga lo siguiente:
En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer
diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.
Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que
desea consolidar, seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón
Expandir diálogo.
En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y
repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea.
Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una
de las siguientes acciones:
Para configurar la consolidación de manera que se actualice
automáticamente cuando cambien los datos de origen en otro libro, active la
casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
Importante Active esta casilla de verificación
únicamente si la hoja de cálculo que contiene los datos se encuentra en otro
libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no podrá cambiar las
celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación.
Para configurar la consolidación de modo que pueda
actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive
la casilla Crear vínculos con los datos de origen.
Consolidar datos por categoría
En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea
consolidar, prepare los datos del siguiente modo:
Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de
lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos
similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no
ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
Sugerencia Si suele consolidar datos frecuentemente,
puede que sea conveniente basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja
de cálculo que usa un diseño coherente.
En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda
superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.
Nota Para evitar sobrescribir datos existentes en
la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando,
asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para
los datos consolidados.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga
clic en Consolidar.
En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen
(función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe
de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que use Excel para consolidar
los datos.
Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic
en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro
Referencia seguido de un signo de exclamación.
Si la hoja de cálculo está en el libro actual, haga lo
siguiente:
Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro
de Referencia para abrir el cuadro de diálogo Consolidar - Referencia.
Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea
consolidar, seleccione los datos y haga clic en el botón a la derecha del
cuadro.
En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y
repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea.
Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de
los procedimientos siguientes:
Para configurar la consolidación de manera que se actualice
automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de
verificación Crear vínculos con los datos de origen.
Importante Solamente puede activar esta casilla de
verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active
esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se
incluyen en la consolidación.
Para configurar la consolidación de modo que puede
actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive
la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que
indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser:
la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.
Notas
Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de
origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar
tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.
Otras maneras de consolidar datos
Además de consolidar datos por posición o por categoría,
también puede hacerlo mediante fórmulas o informes de tabla dinámica.
Usar una fórmula para consolidar datos
En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos
de columna o fila que desee para los datos de consolidación.
Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de
consolidación.
Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a
las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga
los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno
de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se van a consolidar están en celdas
diferentes de otras hojas de cálculo
Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras
hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para
consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR
(en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de
cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:
Fórmula para consolidar celdas de tres hojas de cálculo que
utiliza referencias de celda
Sugerencia Para
especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una fórmula sin
escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la referencia,
haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en
la celda.
Si los datos que se van a consolidar están en las mismas
celdas de otras hojas de cálculo
Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una
referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para
consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos
incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda A2 de la hoja de
cálculo maestra:
Fórmula para consolidar celdas de tres hojas de cálculo que
utiliza referencias 3D
Nota Si el libro está configurado para calcular
fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza
automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo
independientes.
Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos
Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla
dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza
datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los
externos a Excel.) para varios rangos de consolidación. Este método es similar
a la consolidación por categoría, pero ofrece más flexibilidad para reorganizar
las categorías. Para obtener más información, vea el tema sobre inicio rápido:
creación de informes de tabla dinámica.
Video para crear tablas dinamicas
3.2.4 Resolución de casos.
3.2.4 Resolución de casos.
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